Casi todas las escuelas administran la misma información tres veces: el legajo en una carpeta de papel, la lista del curso en un Excel, las cuotas en el sistema de facturación, la asistencia en el cuaderno del preceptor y el boletín en un Word que alguien arma a mano en diciembre. Cuando una familia pregunta cuántas faltas lleva su hijo, la respuesta tarda dos días.
Gestión Educativa (Pronexo Education) es la aplicación que desarrollamos para Odoo 19 con una idea simple: que toda la gestión académica de una institución argentina —inicial, primaria, secundaria y superior— viva en el mismo sistema donde ya se facturan las cuotas y se administran los empleados.
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4 niveles
en una sola app
|
1 factura
por familia y mes
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0 planillas
paralelas
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01 · Configuración
Un módulo que se adapta a la institución, no al revés
La mayoría del software escolar viene con todo prendido: si sos un jardín de infantes, igual convivís con menús de correlativas y comisiones que nunca vas a usar. Acá el primer paso es marcar qué niveles dicta la institución.
|
Inicial
Salas de 3, 4 y 5 años. Sin calificaciones numéricas: informes cualitativos.
|
Primario
Grados, con escala conceptual o numérica según la jurisdicción.
|
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Secundario
Años con materias previas que condicionan la promoción.
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Superior
Carreras con comisiones por materia, correlativas y condición de cursada.
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Lo que no se habilita, no aparece. Ni menús, ni campos, ni pestañas. Un colegio primario ve una aplicación de colegio primario.
02 · Admisión
De la consulta de una familia a la matrícula
El proceso de admisión está modelado como lo que realmente es: un embudo. Cada solicitud avanza por un tablero con estados propios de una secretaría.
Circuito de admisión
Nueva → Entrevista → Lista de espera → Matriculado
Cada ficha guarda los datos del aspirante, el nivel y la sala o año solicitado, el contacto del responsable, la escuela de procedencia y la fecha de entrevista. También incluye el checklist de documentación que toda secretaría persigue en marzo: libreta anterior, carnet de vacunas, partida de nacimiento, foto, libre deuda del colegio anterior y contrato o reglamento firmados.
El cierre del circuito es un solo botón. Matricular crea el alumno con su contacto, deja al responsable marcado como responsable de pago y genera la matrícula en borrador. Sin recargar datos que ya se cargaron una vez.
03 · Matrículas
Cupo real y promoción que se calcula sola
La matrícula es el eje del sistema: vincula al alumno con el ciclo lectivo, el plan de estudios y la división. Su ciclo de vida cubre los casos que efectivamente pasan en una escuela.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Recién creada. Se asigna curso y división. |
| Confirmada | Valida el cupo del curso y asigna el número de matrícula. |
| Finalizada | Cierre del ciclo lectivo. |
| Promovido / Repite | El botón Promover evalúa las materias previas y resuelve. |
| Baja | Con fecha y motivo, por ejemplo un pase a otra escuela. |
La promoción no es un campo que alguien tilda a mano. Al ejecutar Promover, el sistema compara las materias adeudadas contra el máximo definido en el plan de estudios —típicamente dos en secundaria— y resuelve Promovido o Repite. Y como la matrícula es única por alumno, plan y ciclo lectivo, un alumno que repite se vuelve a matricular sin ningún truco: en el mismo año del plan, en el ciclo siguiente.
El cupo tampoco es decorativo: al confirmar, el sistema valida las vacantes de la división y avisa si el curso está completo. Las vacantes disponibles se ven en todo momento desde Académico > Cursos y divisiones.
04 · Asistencia
El parte diario y la regularidad automática
El docente o preceptor carga un parte diario por curso. El sistema trae automáticamente a todos los alumnos con matrícula confirmada, impide crear dos partes del mismo día para el mismo curso y permite marcar Presente, Ausente, Tarde, Justificada o Media falta, con observación opcional.
Al cerrar el parte, el día queda bloqueado —solo Administración puede reabrirlo— y la matrícula recalcula el porcentaje de asistencia (la media falta computa 0,5) y el estado de regularidad contra la asistencia mínima del plan, 75 % por defecto.
Estado de regularidad
Regular En riesgo Libre
Ese «En riesgo» es probablemente el dato más valioso del módulo: permite llamar a la familia en agosto y no en noviembre.
05 · Académico
Calificaciones con la escala que usa tu jurisdicción
Las notas se cargan por alumno, materia y período, ya sea desde la matrícula o masivamente desde una planilla editable agrupada por curso.
Cada plan de estudios define su propia escala: numérica (1 a 10, con la nota de aprobación que corresponda) o conceptual (Sobresaliente / Muy Bueno / Bueno / No Satisfactorio, marcando qué valores aprueban). La columna Aprueba se calcula sola. En nivel inicial directamente no se usan calificaciones.
Actividades extracurriculares, con arancel y lista de espera
Los talleres, deportes y programas de idioma a contraturno suelen ser el punto ciego de los sistemas escolares: mueven plata y tienen cupo, pero terminan administrados en un grupo de WhatsApp.
Cada actividad tiene horario, cupo, arancel mensual, responsable y, si corresponde, examen de ingreso. Al confirmar una inscripción, el sistema exige el examen aprobado cuando la actividad lo requiere y manda al alumno a lista de espera si el cupo está completo.
Nivel superior: comisiones y correlativas que se validan solas
Para institutos y carreras terciarias, al habilitar el nivel Superior aparece un menú propio:
- Comisiones por materia del plan (por ejemplo, «Programación I - Comisión A»), con docente, turno y cupo.
- Inscripciones a materias por comisión, donde el sistema valida las correlativas automáticamente: no deja inscribirse sin las materias previas aprobadas.
- Al cierre del cuatrimestre se registra el porcentaje de asistencia, la nota final y la condición: Cursando, Regular, Promocionada, Libre o Abandonó.
06 · Familias
El portal que las escuelas más valoran
El módulo Portal de Familias le da a cada responsable su propio usuario. Se otorga desde la ficha del alumno con el botón Portal familias, usando el asistente estándar de Odoo: la familia recibe la invitación por correo y define su contraseña.
Adentro aparece la tarjeta Mis hijos —con un selector si hay más de uno en la institución— y por cada hijo: matrícula con curso y estado, asistencia con porcentaje y regularidad, boletín por materia y período, y actividades con sus horarios.
Seguridad en dos capas. La restricción se aplica verificando la pertenencia en cada página del portal y con reglas de registro. Ningún responsable puede ver a un alumno que no sea suyo, ni cambiando la URL a mano.
07 · Aranceles
Cuotas facturadas desde el mismo sistema
Acá es donde la gestión académica y la administrativa dejan de ser dos mundos separados. El módulo Aranceles emite las cuotas como facturas reales de Odoo: no un recibo interno que después alguien vuelve a cargar en el sistema contable.
Se define un plan de aranceles por nivel y ciclo lectivo, con cuota mensual, matrícula, meses que se facturan (de marzo a diciembre), día de emisión, día de vencimiento, descuento anual y descuento hermanos. Después el circuito corre solo, como el de un alquiler:
1 |
El día de emisión, el sistema saca una foto de los alumnos activos y genera las facturas en borrador de ese mes. Si el 1 de septiembre hay 5 alumnos, hay 5 facturas. |
2 |
Cada factura sale a nombre del responsable de pago de la familia, con el vencimiento configurado. |
3 |
Las actividades del alumno —el taller de ajedrez, el programa de inglés— se suman como líneas de esa misma factura. |
4 |
El descuento hermanos se aplica solo: la cuota más cara paga completa y las demás llevan el descuento como línea visible. |
5 |
Administración revisa los borradores y valida. Con l10n_ar_edi configurado, la validación emite el comprobante electrónico ante ARCA. |
La baja a mitad de año no requiere limpieza. Al dar de baja la matrícula, el alumno simplemente no aparece en la foto del mes siguiente: deja de facturarse, sin notas de crédito ni facturas para anular. Las cuotas anteriores impagas quedan como deuda de la familia, donde corresponde.
Cada matrícula elige su modalidad: mensual, cuota a cuota, o anual con descuento, una única factura por todo el año emitida al confirmar. Y el sistema nunca duplica: existe una sola factura por matrícula y por mes.
El seguimiento de deuda vive en la matrícula, que muestra el saldo adeudado y el acceso directo a las facturas. Los vencimientos, recordatorios de pago, pagos parciales y notas de crédito son los nativos de Odoo Contabilidad: no hay un módulo de cobranzas paralelo que mantener.
08 · El fondo del asunto
¿Por qué gestionar la escuela dentro de Odoo?
Esta es la pregunta de fondo, y la respuesta no está en el módulo sino en la plataforma.
El alumno es un contacto de Odoo
No hay una base paralela: el mismo registro sirve para el legajo académico y para facturar.
La cuota es una factura, no un recibo interno
El comprobante electrónico lo emite la localización argentina, no un desarrollo aparte que hay que mantener cada vez que ARCA cambia algo.
Los docentes son empleados
Se gestionan con Recursos Humanos, con la casilla Es docente activada.
Todo lo demás sigue disponible
Contabilidad, sueldos, compras, mantenimiento del edificio, sitio web. Una escuela es una PyME con clases adentro.
09 · Dudas habituales
Preguntas frecuentes
¿Sirve solo para primaria y secundaria?
Sí. Se habilitan únicamente esos niveles y los menús de inicial y superior no aparecen.
¿Qué pasa si el curso está completo?
La confirmación de la matrícula valida el cupo y avisa que no hay vacantes. En admisión, la solicitud puede quedar en lista de espera.
¿Cómo cambio la escala de notas?
Se configura en Configuración > Escalas de calificación y se asigna al plan de estudios. Cada plan puede tener la suya.
¿Qué pasa con las cuotas si un alumno se va a mitad de año?
Al registrar la baja deja de estar en la foto del mes siguiente y no se le factura más. Las cuotas anteriores impagas quedan como deuda de la familia.
¿Puedo facturar las cuotas electrónicamente ante ARCA?
Sí. Las cuotas son facturas estándar de Odoo: con l10n_ar_edi instalado y configurado (CUIT, certificados, punto de venta), la validación emite el comprobante electrónico.
¿La aplicación está en español?
Sí, incluye la traducción completa de la interfaz y del portal.
Pronexo · Desarrollo Odoo
Hablemos de tu institución
Cada colegio tiene su reglamento, su escala y sus manías administrativas. Podemos mostrarte el sistema andando con datos de demostración —alumnos, cursos, asistencia, notas y las cuotas del mes— y de ahí bajarlo a tu caso concreto.
Solicitar una demosoporte@pronexo.com · www.pronexo.com
Casi todas las escuelas administran la misma información tres veces: el legajo en una carpeta de papel, la lista del curso en un Excel, las cuotas en el sistema de facturación, la asistencia en el cuaderno del preceptor y el boletín en un Word que alguien arma a mano en diciembre. Cuando una familia pregunta cuántas faltas lleva su hijo, la respuesta tarda dos días.
Gestión Educativa (Pronexo Education) es la aplicación que desarrollamos para Odoo 19 con una idea simple: que toda la gestión académica de una institución argentina —inicial, primaria, secundaria y superior— viva en el mismo sistema donde ya se facturan las cuotas y se administran los empleados.
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4 niveles
en una sola app
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1 factura
por familia y mes
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0 planillas
paralelas
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01 · Configuración
Un módulo que se adapta a la institución, no al revés
La mayoría del software escolar viene con todo prendido: si sos un jardín de infantes, igual convivís con menús de correlativas y comisiones que nunca vas a usar. Acá el primer paso es marcar qué niveles dicta la institución.
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Inicial
Salas de 3, 4 y 5 años. Sin calificaciones numéricas: informes cualitativos.
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Primario
Grados, con escala conceptual o numérica según la jurisdicción.
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Secundario
Años con materias previas que condicionan la promoción.
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Superior
Carreras con comisiones por materia, correlativas y condición de cursada.
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Lo que no se habilita, no aparece. Ni menús, ni campos, ni pestañas. Un colegio primario ve una aplicación de colegio primario.
02 · Admisión
De la consulta de una familia a la matrícula
El proceso de admisión está modelado como lo que realmente es: un embudo. Cada solicitud avanza por un tablero con estados propios de una secretaría.
Circuito de admisión
Nueva → Entrevista → Lista de espera → Matriculado
Cada ficha guarda los datos del aspirante, el nivel y la sala o año solicitado, el contacto del responsable, la escuela de procedencia y la fecha de entrevista. También incluye el checklist de documentación que toda secretaría persigue en marzo: libreta anterior, carnet de vacunas, partida de nacimiento, foto, libre deuda del colegio anterior y contrato o reglamento firmados.
El cierre del circuito es un solo botón. Matricular crea el alumno con su contacto, deja al responsable marcado como responsable de pago y genera la matrícula en borrador. Sin recargar datos que ya se cargaron una vez.
03 · Matrículas
Cupo real y promoción que se calcula sola
La matrícula es el eje del sistema: vincula al alumno con el ciclo lectivo, el plan de estudios y la división. Su ciclo de vida cubre los casos que efectivamente pasan en una escuela.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Recién creada. Se asigna curso y división. |
| Confirmada | Valida el cupo del curso y asigna el número de matrícula. |
| Finalizada | Cierre del ciclo lectivo. |
| Promovido / Repite | El botón Promover evalúa las materias previas y resuelve. |
| Baja | Con fecha y motivo, por ejemplo un pase a otra escuela. |
La promoción no es un campo que alguien tilda a mano. Al ejecutar Promover, el sistema compara las materias adeudadas contra el máximo definido en el plan de estudios —típicamente dos en secundaria— y resuelve Promovido o Repite. Y como la matrícula es única por alumno, plan y ciclo lectivo, un alumno que repite se vuelve a matricular sin ningún truco: en el mismo año del plan, en el ciclo siguiente.
El cupo tampoco es decorativo: al confirmar, el sistema valida las vacantes de la división y avisa si el curso está completo. Las vacantes disponibles se ven en todo momento desde Académico > Cursos y divisiones.
04 · Asistencia
El parte diario y la regularidad automática
El docente o preceptor carga un parte diario por curso. El sistema trae automáticamente a todos los alumnos con matrícula confirmada, impide crear dos partes del mismo día para el mismo curso y permite marcar Presente, Ausente, Tarde, Justificada o Media falta, con observación opcional.
Al cerrar el parte, el día queda bloqueado —solo Administración puede reabrirlo— y la matrícula recalcula el porcentaje de asistencia (la media falta computa 0,5) y el estado de regularidad contra la asistencia mínima del plan, 75 % por defecto.
Estado de regularidad
Regular En riesgo Libre
Ese «En riesgo» es probablemente el dato más valioso del módulo: permite llamar a la familia en agosto y no en noviembre.
05 · Académico
Calificaciones con la escala que usa tu jurisdicción
Las notas se cargan por alumno, materia y período, ya sea desde la matrícula o masivamente desde una planilla editable agrupada por curso.
Cada plan de estudios define su propia escala: numérica (1 a 10, con la nota de aprobación que corresponda) o conceptual (Sobresaliente / Muy Bueno / Bueno / No Satisfactorio, marcando qué valores aprueban). La columna Aprueba se calcula sola. En nivel inicial directamente no se usan calificaciones.
Actividades extracurriculares, con arancel y lista de espera
Los talleres, deportes y programas de idioma a contraturno suelen ser el punto ciego de los sistemas escolares: mueven plata y tienen cupo, pero terminan administrados en un grupo de WhatsApp.
Cada actividad tiene horario, cupo, arancel mensual, responsable y, si corresponde, examen de ingreso. Al confirmar una inscripción, el sistema exige el examen aprobado cuando la actividad lo requiere y manda al alumno a lista de espera si el cupo está completo.
Nivel superior: comisiones y correlativas que se validan solas
Para institutos y carreras terciarias, al habilitar el nivel Superior aparece un menú propio:
- Comisiones por materia del plan (por ejemplo, «Programación I - Comisión A»), con docente, turno y cupo.
- Inscripciones a materias por comisión, donde el sistema valida las correlativas automáticamente: no deja inscribirse sin las materias previas aprobadas.
- Al cierre del cuatrimestre se registra el porcentaje de asistencia, la nota final y la condición: Cursando, Regular, Promocionada, Libre o Abandonó.
06 · Familias
El portal que las escuelas más valoran
El módulo Portal de Familias le da a cada responsable su propio usuario. Se otorga desde la ficha del alumno con el botón Portal familias, usando el asistente estándar de Odoo: la familia recibe la invitación por correo y define su contraseña.
Adentro aparece la tarjeta Mis hijos —con un selector si hay más de uno en la institución— y por cada hijo: matrícula con curso y estado, asistencia con porcentaje y regularidad, boletín por materia y período, y actividades con sus horarios.
Seguridad en dos capas. La restricción se aplica verificando la pertenencia en cada página del portal y con reglas de registro. Ningún responsable puede ver a un alumno que no sea suyo, ni cambiando la URL a mano.
07 · Aranceles
Cuotas facturadas desde el mismo sistema
Acá es donde la gestión académica y la administrativa dejan de ser dos mundos separados. El módulo Aranceles emite las cuotas como facturas reales de Odoo: no un recibo interno que después alguien vuelve a cargar en el sistema contable.
Se define un plan de aranceles por nivel y ciclo lectivo, con cuota mensual, matrícula, meses que se facturan (de marzo a diciembre), día de emisión, día de vencimiento, descuento anual y descuento hermanos. Después el circuito corre solo, como el de un alquiler:
1 |
El día de emisión, el sistema saca una foto de los alumnos activos y genera las facturas en borrador de ese mes. Si el 1 de septiembre hay 5 alumnos, hay 5 facturas. |
2 |
Cada factura sale a nombre del responsable de pago de la familia, con el vencimiento configurado. |
3 |
Las actividades del alumno —el taller de ajedrez, el programa de inglés— se suman como líneas de esa misma factura. |
4 |
El descuento hermanos se aplica solo: la cuota más cara paga completa y las demás llevan el descuento como línea visible. |
5 |
Administración revisa los borradores y valida. Con l10n_ar_edi configurado, la validación emite el comprobante electrónico ante ARCA. |
La baja a mitad de año no requiere limpieza. Al dar de baja la matrícula, el alumno simplemente no aparece en la foto del mes siguiente: deja de facturarse, sin notas de crédito ni facturas para anular. Las cuotas anteriores impagas quedan como deuda de la familia, donde corresponde.
Cada matrícula elige su modalidad: mensual, cuota a cuota, o anual con descuento, una única factura por todo el año emitida al confirmar. Y el sistema nunca duplica: existe una sola factura por matrícula y por mes.
El seguimiento de deuda vive en la matrícula, que muestra el saldo adeudado y el acceso directo a las facturas. Los vencimientos, recordatorios de pago, pagos parciales y notas de crédito son los nativos de Odoo Contabilidad: no hay un módulo de cobranzas paralelo que mantener.
08 · El fondo del asunto
¿Por qué gestionar la escuela dentro de Odoo?
Esta es la pregunta de fondo, y la respuesta no está en el módulo sino en la plataforma.
El alumno es un contacto de Odoo
No hay una base paralela: el mismo registro sirve para el legajo académico y para facturar.
La cuota es una factura, no un recibo interno
El comprobante electrónico lo emite la localización argentina, no un desarrollo aparte que hay que mantener cada vez que ARCA cambia algo.
Los docentes son empleados
Se gestionan con Recursos Humanos, con la casilla Es docente activada.
Todo lo demás sigue disponible
Contabilidad, sueldos, compras, mantenimiento del edificio, sitio web. Una escuela es una PyME con clases adentro.
09 · Dudas habituales
Preguntas frecuentes
¿Sirve solo para primaria y secundaria?
Sí. Se habilitan únicamente esos niveles y los menús de inicial y superior no aparecen.
¿Qué pasa si el curso está completo?
La confirmación de la matrícula valida el cupo y avisa que no hay vacantes. En admisión, la solicitud puede quedar en lista de espera.
¿Cómo cambio la escala de notas?
Se configura en Configuración > Escalas de calificación y se asigna al plan de estudios. Cada plan puede tener la suya.
¿Qué pasa con las cuotas si un alumno se va a mitad de año?
Al registrar la baja deja de estar en la foto del mes siguiente y no se le factura más. Las cuotas anteriores impagas quedan como deuda de la familia.
¿Puedo facturar las cuotas electrónicamente ante ARCA?
Sí. Las cuotas son facturas estándar de Odoo: con l10n_ar_edi instalado y configurado (CUIT, certificados, punto de venta), la validación emite el comprobante electrónico.
¿La aplicación está en español?
Sí, incluye la traducción completa de la interfaz y del portal.
Pronexo · Desarrollo Odoo
Hablemos de tu institución
Cada colegio tiene su reglamento, su escala y sus manías administrativas. Podemos mostrarte el sistema andando con datos de demostración —alumnos, cursos, asistencia, notas y las cuotas del mes— y de ahí bajarlo a tu caso concreto.
Solicitar una demosoporte@pronexo.com · www.pronexo.com